Yayımcı türüne göre belirlenmiş koşulları yerine getirerek dergilerin başvurularını Bilimsel Yayın Koordinatörü (BYK) yapar. BYK başvuru esnasında dergiye ait temel bilgileri girer ve dergi sayfa içeriklerinin oluşturulması ve dergi ayarlarının yapılmasından sorumlu olan Baş Editörü atamasını gerçekleştirir. BYK dilerse atamış olduğu BE'yi Dergiler sayfasından değiştirebilir.
Baş Editör Yetki ve Görevleri:
- Baş editör BYK tarafından atanır. Baş editör yetkisinde olan kullanıcı yeni bir Baş Editör atayamaz ve Baş Editör rolünden ayrılamaz.
- Yeni bir dergi DergiPark'a yeni katıldı ise dergi İdare tarafından onaylandıktan sonra Baş Editör zorunlu alanları doldurur.
- Arşivli bir dergi DergiPark'a yeni katıldı ise dergi İdare tarafından onaylandıktan sonra Baş Editör zorunlu alanları doldurur. Derginin arşivi başvurusu esnasında BYK rolünden talep edilir. Arşivin kopyalanabilir ve düzgün olması BE sorumluluğundadır. Aktarım sırasında bir hata alınır ise BE rolünden arşiv tekrar talep edilir.
- Dergi yayımda durumuna çekildikten sonra (Yeni dergi zorunlu alanlarını doldurduktan sonra, arşivli dergi de zorunlu alanlarını doldurup Katılım Sözleşmesini imzaladıktan sonra Yayımda Durumuna çekilir.) BE rolü dergi ana sayfasındaki alanları düzenler, dergisinde rol alacak kullanıcıları atar. (Kullanıcı atamasını editör rolü de gerçekleştirebilir.)
- BE rolü e-ISSN numarasından sorumludur. Yeni dergi ilk sayısını 5 makale koşulu ile yayımlar. Derginin e-ISSN numarası girilmedi ve katılım sözleşmesi imzalanmadı ise derginin bir sonraki sayı yayımlamasına sistem izin vermez.
- DOI başvurusu yalnızca Baş Editör tarafından yapılır. Başvuru hakkında mesajlar sayfasından DOI Başvurusu mesaj kanalı kullanılır.
- Periyot seçimi ve isteği Baş Editör rolü tarafından yapılır. Onaylanan başvurular 1 sonraki yıl geçerli olur. İstekler DergiPark tarafından takip edilir. Dergi periyoduna uymaz ise sistem tespit eder ve uyarı maili BE rolüne gönderilir.
- Sayı Düzeltme İsteği "Sayılar" sayfasından ilgili sayının yanındaki üç noktadan Baş Editör tarafından gönderilir. Dergi, sayı düzeltme talebi gönderdiğinde ve İdare tarafından istek cevaplandığında BE rolüne bilgilendirme maili gönderilir. Yapılan istekler 'Sayı Düzeltme İstekleri' sayfasından takip edilebilir.
- DergiPark'a yeni bir özellik gelir ise BE ve Editör ekranına düşer, bu özellik Baş Editör veya Editör tarafından doldurulmak zorundadır, 1 ay içerisinde bu özellik için bilgi girişi yapılmaz ise dergi DergiPark'tan çıkarılır.
- BE rolü DergiPark ve BYK rolü ile iletişimde kalmak zorundadır. Derginin sorumluluğu BE rolüne aittir.
- Mesajlaşma DergiPark Yönetimi, BYK ve BE rolleri arasında gerçekleştirilir. Dergi hakkında haberleşme BE sorumluluğundadır.
- Baş editör yetkisi alan kullanıcı aynı zamanda dergiye Editör rolü ile kaydedilerek editörlük işlemlerini de gerçekleştirebilir.
- Sistem ve DergiPark Yönetimi tarafından dergiye eklenmiş bayrakları Bilimsel Yayın Koordinatörü ve Baş Editör tarafından görüntülenebilir. Bayraklar aşağıdaki tabloda yer almaktadır.
| Bayrak | İşleyiş |
|---|---|
| Düzeltme işlemleri | Baş editör tarafından düzeltme taleplerinin takip edilmesi için dergiye düzeltme işlemleri eklenir. |
| Cevap bekleniyor | Baş Editör ya da Bilimsel Yayın Koordinatör rollerinden mesaja cevap beklenmesi durumunda cevap bekleniyor bayrağı eklenir. |
| Arşiv durumu | Dergi arşiv durumu için yönetici arşiv durumu bayrağı ekler. |
| Kurul yok | Kurulu olmayan dergiye kurul yok bayrağı eklenir. Dergi kurulunu yayımladığında otomatik bayrak kaldırılır. |
| Dergi ücret politikasını değiştirdi | Dergi Ücret Politikasında değişiklik yaptığında bayrak dergiye eklenir. Yönetici derginin yapmış olduğu ücret politikası hakkındaki değişiklikleri takip eder. |
| ISSN/e-ISSN | Sayı yayımlanma tarihinden 1 ay sonra e-ISSN numarası dergi tarafından doldurulmadıysa Bilimsel Yayın Koordinatörüne bilgilendirme e-postası gönderilecek olup, bayrak eklenecektir. Dergiye e-ISSN numarasını girildiğinde bayrak otomatik kaldırılacaktır. |
| Sayı takibi | Yeni ve isim değiştiren dergiler yayımlandıktan 1 sene sonunda halen sayı yayımlamadı ise sayı takibi bayrağı eklenir. Baş editöre ve dergide kayıtlı olan editörlere ise bilgilendirme e-postası gönderilir. |
| Periyot Uyarısı | Seçilen periyot için bir sonraki ay sonu kontrol edilir ve sayının yayımlanmadığına dair baş editör ve dergide kayıt olan editörlere bilgilendirme e-postası gönderilir. Uyarı alan dergi pasif durumuna düşer ve otomatik bayrak eklenir. Dergi bir sonraki periyoduna uydu ise bayrak otomatik kaldırılır. |
| Eksik Sayı | Derginin periyoduna bakılarak sene sonunda yayımlanma ayları ile yayımladığı aylar karşılaştırılır. Eğer yayımladığı aylar sayı olarak az ise Eksik Sayı bayrağı dergiye eklenir. |
| Fazla sayı | Derginin periyoduna bakılarak sene sonunda yayımlanma ayları ile yayımladığı aylar karşılaştırılır. Eğer yayımladığı aylar sayı olarak çok ise Fazla Sayı bayrağı dergiye eklenir. |
| Arşiv için sayı yayımlanması bekleniyor | Dergi DergiPark'a arşivli geldi ise arşiv aktarımında derginin aktif olduğunu takip edebilmesi için yönetici arşiv için sayı yayımlanması bekleniyor bayrağı eklenir. Dergi sayısını yayımladıktan sonra bayrak otomatik kaldırılır. |
| Aktarıma Hazır | Dergi DergiPark'a arşivli geldi ve sayısını yayımladı ise arşiv için sayı yayımlanması bekleniyor kaldırılır ve arşiv için sayı yayımlanması bekleniyor bayrağı eklenir. Derginin aktarım işlemleri başlatılır. |
| Zorunlu Güncelleme Takibi | Zorunlu güncelleme geldiğinde tüm dergilere o güncelleme ile bayrak eklenecek. Güncelleme dergiler tarafından yapıldığında bayrak otomatik kaldırılır. |
DergiPark Takibi
DergiPark'a Yeni Gelen Dergi
DergiPark'a yeni gelen bir dergi İdare tarafından onaylandığında kabul aşamasına geçer. Bu aşamada derginin kaydı oluşur. Fakat dergi henüz yayımlanmaz. Derginin Baş Editörü belirlenen zorunlu alanları girer.
Dergi Arşivli ise: Bilimsel Yayın Koordinatörü rolüne katılım sözleşmesi otomatik düşer. Bilimsel Yayın Koordinatörü katılım sözleşmesini imzalar ve baş editör zorunlu alanları doldurur ise dergiye yayıma hazır bayrağı eklenir. Dergi kontrol edilir ve yayımda durumuna çekilir. Yayımda durumuna çekildiğinde Baş Editöre ve Bilimsel Yayın Koordinatörüne bilgilendirme e-postası gönderilir.
Dergi Yeni ise: Baş Editör tarafından zorunlu alanlar doldurulur ve dergiye yayıma hazır bayrağı eklenir. Dergi kontrol edilir ve yayımda durumuna çekilir. Yayımda durumuna çekildiğinde Baş Editöre ve Bilimsel Yayın Koordinatörüne bilgilendirme e-postası gönderilir.
Bu mailde Baş Editöre ilk sayısını 5 makale ile yayımlama koşulu belirtilir.(5 makale koşulu sistem tarafından kontrol edilir.)
Dergi ilk sayısını yayımladıktan sonra sistem Bilimsel Yayın Koordinatörü ve Baş Editör rollerine bilgilendirme e-postası gönderir. Derginin e-ISSN alması gerektiği ve e-ISSN Bilimsel Yayın Koordinatörü rolü tarafından girildikten sonra katılım sözleşmesinin imzalanması gerektiği ile ilgili. BYK, T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı, Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü, e-ISSN Türkiye Merkezi'nden e-ISSN alır.
BYK e-ISSN bilgisi sisteme girer.
e-ISSN’i girilen derginin “DergiPark Katılım Sözleşmesi” sistem tarafından hazırlanır ve Sözleşmeler sekmesinde yerini alır.
BYK bu sözleşmeyi e-imza uygulamasını kullanarak imzalar. Bu işlemler yapılmaz ise dergi bir sonraki sayısını oluşturamaz veya yayımlayamaz.
Periyot İsteği
Dergiler bir yıl içerisinde hangi aylarda sayı yayımlayacaklarını sayfalarında ilan ederler. Eğer bir periyot değişikliği yapılacaksa bu talep Baş Editör tarafından Dergi Ayarları sayfasından "Periyot Güncelleme İsteği Gönder" seçeneği ile iletilir. Kabul edilen periyot bir sonraki yıl geçerli olmak üzere sisteme kaydedilir. Periyot bilgisini sık sık değiştiren dergiler takibe alınır.
Sayı Düzeltme İsteği
İstek, "Sayılar" sayfasından ilgili sayının yanındaki üç noktadan Baş Editör tarafından gönderilir. Dergi, sayı düzeltme talebi gönderdiğinde ve İdare tarafından istek cevaplandığında Baş Editör rolüne bilgilendirme e-postası gönderilir. Yapılan istekler Sayı Düzeltme İstekleri sayfasından takip edilebilir.
Periyot Seçimi
Dergi sayı yayımlarken yeni yapıda beyan etmiş olduğu periyodu seçer. Bu periyot seçimi normal sayıda zorunlu tutulur. Normal sayıda seçilen ay birden fazla kez seçilemez. Ek sayı için periyot seçimi yapılmaz. Özel sayıda ise periyot seçimi zorunlu tutulmaz. Sistem derginin beyan etmiş olduğu periyoda göre hesaplama yapar. Tüm yayımlanan sayılar beyan edilen periyot ile karşılaştırılır.
Periyot Takibi
Seçilen periyot için bir sonraki ay sonu kontrol edilir ve sayının yayımlanmadığına dair be ve editör rollerine mail gönderilir.
Periyot Uyarısı: Periyoda uyulmadı ise uyarı maili gönderilir. Uyarı mailini alan dergi pasif durumuna düşer ve otomatik bayrak eklenir.
Eksik Sayı: Derginin periyoduna bakılarak sene sonunda yayımlanma ayları ile yayımladığı aylar karşılaştırılır. Dergi eksik sayı yayımladı ise eksik sayı bayrağı eklenir.
Fazla Sayı: Derginin periyoduna bakılarak sene sonunda yayımlanma ayları ile yayımladığı aylar karşılaştırılır. Dergi fazla sayı yayımladı ise fazla sayı bayrağı eklenir.
| DergiPark Kullanıcı Rolü | |||||
| Yetki Bulunan Sayfa | Yayın Koordinatörü | Baş Editör | Editör | Teknik Editör | Editör Yardımcısı |
|---|---|---|---|---|---|
| Yayımcı Sayfası Düzenle |
| ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Dergi Başvurusu |
| ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| İsim Değiştirme/ Yeniden Başvuru |
| ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Katılım Sözleşmesi İmzalama |
| ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Zorunlu Güncelleme İşlemleri | ❌ |
|
| ❌ | ❌ |
| Dergi Yönetimi | |||||
| Dergi İç Sayfası |
|
|
|
|
|
| Mesajlar |
|
| ❌ | ❌ | ❌ |
| Bayraklar |
|
| ❌ | ❌ | ❌ |
| Keşfet Kutusu Ayarları | ❌ |
|
|
| ❌ |
| Dergi Ayarları | ❌ |
|
| ❌ | ❌ |
| Ücret Politikası Sayfası | | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| DOI Başvurusu | ❌ | | ❌ | ❌ | ❌ |
| Konular | ❌ | |
|
| ❌ |
| E-posta Taslakları | ❌ | |
|
| ❌ |
| Dışa Aktarım | ❌ |
|
|
| ❌ |
| İçe Aktarım | ❌ |
|
|
| ❌ |
| Arşiv Aktarımı | ❌ |
|
| ❌ | ❌ |
| Dergi Kullanıcıları | ❌ |
|
|
| ❌ |
| Bilgilendirme ve Görünüm | |||||
| Dizinler | ❌ |
|
|
| ❌ |
| Sayfalar | ❌ |
|
|
| ❌ |
| Dosyalar | ❌ |
|
|
| ❌ |
| Bloklar | ❌ |
|
|
| ❌ |
| Dergi Kurulları | ❌ |
|
|
| ❌ |
| İletişim | ❌ |
|
|
| ❌ |
| Gönderi ve Süreç | |||||
| Gönderi Ayarları | ❌ |
|
| ❌ | ❌ |
| Gönderi Dosyaları | ❌ |
|
| ❌ | ❌ |
| Gönderi Son Adım Kontrol Listesi | ❌ |
|
| ❌ | ❌ |
| Kabul Edilen Yayın Türleri | ❌ |
|
| ❌ | ❌ |
| Süreç Ayarları | ❌ |
|
| ❌ | ❌ |
| Süreç Formları | ❌ |
|
| ❌ | ❌ |
| Doldurulan Süreç Formları | ❌ |
|
| ❌ | ❌ |
| Sayılar ve Makaleler | |||||
| Sayılar | ❌ |
|
| ❌ |
|
| Sayı Bölümleri | ❌ |
|
| ❌ |
|
| Sayı Düzeltme İstekleri | ❌ |
|
| ❌ |
|
| Makaleler | ❌ |
|
| ❌ |
|
| İstatistikler |
|
|
| ❌ |
|
